Webmail es el software que se encarga de la administración funcional del tráfico de nuestras cuentas de correo corporativo.
Como software se constituye en un servidor especializado que se integra funcionalmente al servidor web. Hay casos en que webmail puede funcionar separado de tu servidor de hosting, pero eso lo veremos más adelante.
Webmail puede venir cargado con software que te brinda una interfase amigable de manejo de tus cuentas de correo, habitualmente encontramos dos: RoundCube y Horde. Pero antes de ver estos sistemas empezaremos por lo primero:
Crear cuentas de correo
Las cuentas de correo se crean en el servidor de alojamiento, voy a suponer que tienes acceso a este, sino solicítalo a tu proveedor de hosting.
Aunque la manipulación del servidor web debe estar a cargo de alguien calificado, si solamente ingresas para el tema de crear o editar tus cuentas de correo no corres mayores riesgos, ya que se trata de funciones bastante sencillas. Si aún así no te sientes seguro y temes “meter la pata”, pide apoyo a tu proveedor de hosting.
Ok, entonces suponiendo que estás dentro de tu cPanel vas al bloque de “Correo electrónico” abres “Cuentas de correo electrónico” y te encontrarás con las opciones de crear cuenta, procedemos …
Como ves es bastante sencillo, no olvides anotar tu contraseña, aunque si por algún motivo la llegas a olvidar, basta con entrar nuevamente aquí y crear una nueva.
Administrar cuentas de correo creadas
En esta parte vemos tres botones a lado de cada cuenta, examinemos cada uno de ellos:
1. Check email
Abre la bandeja de entrada de la cuenta sin requerir contraseña previa.
2. Administrar
En esta zona encuentras las funciones para:
– Cambiar la contraseña
– Asignar un espacio de disco específico para esa cuenta.
– Establecer restricciones de acceso al sistema, o a la recepción o envío de mensajes
– Eliminar la cuenta.
3. Connect devices
Aquí encontrarás los parámetros válidos para tu cuenta, con estos datos podrás configurar perfectamente los “clientes de correo”, procura siempre usar la opción recomendada, aunque hay ocasiones en que la aplicación usada no la admite, y tendrías que usar la alternativa menos segura.
Clientes de correo
Ya que en el apartado anterior mencionamos a los “clientes de correo” cabe ahora explicar de qué se trata aunque cada uno de ellos requiere una guía propia para su configuración, tienen aspectos en común como veremos.
Qué es un cliente de correo
Básicamente se trata de una aplicación que nos permite recibir, contestar y enviar mensajes de nuestra cuenta corporativa desde un dispositivo determinado reemplazando la interface de webmail.
Normalmente se opta por utilizar un cliente de correo para no tener que agregar una interface de correo adicional a alguna que ya estemos usando. También para administrar varias cuentas en simultaneo,
Los Clientes de Correo más usados
Entre los clientes de correo para escritorio (PC) más populares tenemos:
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-
- Outlook
- Mailbird
- touchmail
- Thunderbird
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Clientes de Correo Online
Pero también los servicios de correo públicos como Hotmail y Gmail tienen la función para actuar como Clientes de Correo.
Estos tienen la ventaja de brindar una interface familiar para la mayoría que ya usan este servicio en sus cuentas de correo personales.
Además, son multi-dispositivo, ya que son accesibles tanto desde una PC como desde una Laptop, Tablet, Celular o Whatch, manteniendo perfecta sincronización en tiempo real.
La ventaja más importante en este caso es la ampliación de la cuota de disco que obtenemos al colgarnos de Hotmail o Gmail, ya que la capacidad de un servidor web es de inicio bastante corta comparado con lo que brindan estos gigantes del email.
Así logramos economizar enormemente, sino de otra manera tendríamos que solicitar ampliaciones de espacio de disco que nos llevaría a contratar planes de mayor costo.
Si te interesa esta opción solicita apoyo a tu soporte técnico para que te de la pauta precisa.
Otras funciones útiles en el bloque de correo electrónico
Email disk Usage
Esta función es muy útil a la hora de realizar una limpieza de las cuentas de correo al ver que van comiendo mucho espacio de disco.
Sólo hay que señalar la cuenta a examinar y veremos su consumo en cada una de las carpetas que la cuenta maneja.
Lo ideal es que las carpetas Trash, Spam, y Junk estén vacías.
En Manage, encontramos las opciones de eliminación:
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- Todos los mensajes con un año o más de antigüedad
- Todos los mensajes con un peso de 30MB o más.
- Todos los mensajes vistos previamente.
- Todos los mensajes
- Eliminación programada
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Reenviadores
Muchas veces queremos recibir una copia de los mensajes recibidos en webmail en otra cuenta de correo ya sea privada o pública, con esta opción se arregla esta función en forma automática y segura.
Es simple, al entrar lo primero es elegir con que dominio trabajar, ya que hay casos en que el servidor puede alojar más de uno.
Le das en el botón “Añadir reenviador”, llena el usuario de la cuenta corporativa y en el siguiente campo la dirección de correo a la que quieres que se envié una copia. Finalmente le das al botón “añadir reenviador” Listo, puedes hacer una prueba para que confirmes tu configuración.
Filtros de correo electrónico global
Esta función debidamente utilizada es muy potente ya que todas las cuentas ejecutan la orden configurada.
Esta misma función la encontramos a nivel de cuentas individuales como veremos más adelante.
Con las diferentes opciones disponibles podemos por ejemplo ordenar a Webmail que todo correo recibido de cierta dirección sea redirigido a determinada dirección de correo. Las variables a configurar son muchísimas.
Hay unas cuantas funciones más, pero son de uso muy eventual, si cree que las puede necesitar basta con pedir la asistencia de su soporte técnico.
Ingresar a Webmail
Ahora sí, procedemos a ingresar como usuarios individuales a la plataforma de Webmail, anteriormente lo hicimos a través de cPanel cuyo acceso es exclusivo para el administrador del servidor.
La ruta usual viene dada por el dominio seguido por una barra inclinada y seguido escribir la palabra Webmail. Por ejemplo:
midominio.com/webmail
Hay servidores que usan esta otra forma:
webmail/midominio.com
Luego de unos segundos de espera a que la conexión se establezca, la plataforma nos pide el usuario y la contraseña de la cuenta. El usuario corresponde a la dirección de correo corporativo a la que deseamos acceder.
Interfase y Clientes Webmail
Como bien sabemos los programas están en constante desarrollo y las descripciones que haga en esta ocasión pueden resultar diferentes dependiendo de la fecha en que estés leyendo o viendo esta información.
La primera vez que ingresas al Webmail de usuario verás un despliegue general de funciones aplicables, entre ellos la elección del cliente Webmail a utilizar; por lo menos verás dos opciones: Roundcube y Horde.
pero te recomiendo por razones prácticas, activar el Check: “Open my inbox when I log in” y luego darle clic al botón “Open”. En adelante esta pantalla no volverá a aparecer.
Roundcube
Roundcube es el cliente Webmail más usado por su facilidad de uso y sus constantes mejoras.
Configuración básica
Al entrar a Configuración, nos muestra tres columnas.
Seleccionemos Interfaz de usuario y hagamos los siguientes ajustes:
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- Zona horaria en: (GMT-05:00) América/Lima
- Formato de fecha en: 24-07-2022 o 24/07/2022
- Guardar
Seleccionemos Vista de mensajes y hagamos los siguientes ajustes:
-
- Allow remote resources (images, styles): De remitentes conocidos.
- Mostrar HTML: Activar el check
- Guardar
Seleccionemos Composición de Mensajes y hagamos los siguientes ajustes:
-
- Redactar mensajes HTML: Siempre
- Al responder: Comenzar mensaje nuevo encima del original
- Guardar
Carpetas
En esta misma ventana pasemos a la sección carpetas, en la columna izquierda.
aparecerán todas las carpetas que se instalan por defecto. Podemos agregar las que creamos necesarias con solo dar clic al signo “+” abajo.
Seleccionado cualquier carpeta, podremos borrar su contenido o eliminarla por completo
Entrando al Engranaje de la parte baja podemos borrar el contenido de cualquier carpeta seleccionada. También podemos borrar las carpetas que hayamos creado.
Área Correo
En la parte superior veremos los comandos para las operaciones más comunes que son Redactar, Responder, Reenviar, Eliminar, Archivar
Cuando tengas seleccionado algún mensaje el menú de tres puntos te ofrecerá otras opciones.
En la misma línea a la derecha tienes un potente buscador, trae muchos filtros listos, muy útil a la hora de organizar nuestros mensajes.
En la parte baja encuentras opciones para hacer selección de mensajes masiva.
Atención al pequeño engranaje de la columna Asunto, te abrirá las opciones para modelar tu vista actual, ensaya alguna que te guste
Configuración adicional
Entrando arriba a la derecha tenemos el enlace: Webmail Home, este nos lleva a la pantalla de inicio.
En esta ventana abre el menú de tu cuenta, la función más importante aquí es el cambio de contraseña “Password & Security”
También aquí encuentras la opción para reenviar una copia de todo mensaje entrante a otra cuenta de correo. “Reenviadores”
HORDE
Horde al igual que Roundcube ofrece las mismas funciones, pero con un diseño diferente y quizás más de tu agrado.
Para llegar a Horde vas arriba a Webmail Home, abres el menú de tu cuenta y eliges Horde.
Verás que todos los mensajes que tenías en Roundcube aparecen igualmente aquí, están sincronizados.
Una vez que estas en la vista bandeja de entrada, accede al engranaje para efectuar las configuraciones apropiadas, sobre todo fecha y vista de mensajes, las encuentras en Ajustes Globales.
Para el ordenamiento de los mensajes ingresa a Ajustes globales > Correo
Final
Bien este fue nuestro rápido tour por la plataforma Webmail, espero que te haya dado idea de cómo manejarla.
Claro que si trabajas con un Cliente de Correo no tendrás que invertir tiempo en configurarla, ya que prácticamente no la visitarás.
Adrede no hemos realizado ninguna práctica de envío o recepción de mensajes, pero estimo que no tendrás inconveniente.
Finalmente recuerda que sobre cualquier dificultad o inconveniente debes acercarte a tu soporte técnico.
